Steuern für Selbstständige — Einkommensteuer, Umsatzsteuer und Tipps

Welche Steuern zahlen Selbstständige?

Als Selbstständiger in Deutschland müssen Sie in der Regel drei Steuerarten kennen:

1. Einkommensteuer — auf Ihren Gewinn
2. Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) — auf Ihre Rechnungen
3. Gewerbesteuer — nur für Gewerbetreibende (nicht für Freiberufler)

Freiberufler vs. Gewerbetreibende

1. Einkommensteuer

Die Einkommensteuer ist die wichtigste Steuer für Selbstständige. Sie wird auf Ihren Gewinn erhoben (Einnahmen minus Betriebsausgaben).

Steuertarif 2026

Steuervorauszahlungen

Das Finanzamt verlangt vierteljährliche Vorauszahlungen auf Ihre Einkommensteuer:

• 10. März, 10. Juni, 10. September, 10. Dezember
• Basierend auf dem Vorjahresergebnis (oder Ihre Schätzung im ersten Jahr)
• Zu hoch? Sie können eine Herabsetzung beantragen

Betriebsausgaben — so senken Sie Ihren Gewinn

Alles, was Sie für Ihr Geschäft ausgeben, können Sie als Betriebsausgabe absetzen:

• Büro/Arbeitsplatz — Miete, Strom, Internet (anteilig bei Home-Office)
• Arbeitsmittel — Computer, Software, Büromaterial
• Fahrtkosten — 0,30 €/km (ab 21. km: 0,38 €/km) oder tatsächliche Kosten
• Fortbildung — Kurse, Fachliteratur, Konferenzen
• Versicherungen — Berufshaftpflicht, Krankenversicherung (Sonderausgaben)
• Telefon und Internet — anteilig geschäftliche Nutzung
• Abschreibungen — Laptop über 3 Jahre, Möbel über 13 Jahre

Home-Office-Pauschale

• 1.260 €/Jahr (6 €/Tag, max. 210 Tage)
• Oder tatsächliche Kosten des häuslichen Arbeitszimmers (anteilige Miete, Strom etc.)
• Arbeitszimmer muss ausschließlich beruflich genutzt werden (für volle Absetzbarkeit)

2. Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer)

Als Selbstständiger müssen Sie auf Ihre Rechnungen Umsatzsteuer (USt) aufschlagen:

• 19 % — Regelsteuersatz (die meisten Waren und Dienstleistungen)
• 7 % — ermäßigter Satz (Lebensmittel, Bücher, Zeitschriften, öffentlicher Nahverkehr)

Wie funktioniert es?

1. Sie stellen eine Rechnung: 1.000 € netto + 190 € USt = 1.190 € brutto
2. Die 190 € USt gehören nicht Ihnen — sie müssen ans Finanzamt abgeführt werden
3. Vorsteuerabzug: Die USt, die Sie selbst zahlen (z. B. für Material), können Sie abziehen

Umsatzsteuer-Voranmeldung

• Im Gründungsjahr und Folgejahr: monatliche Voranmeldung (bis zum 10. des Folgemonats)
• Danach: vierteljährlich (wenn USt-Zahllast unter 7.500 €/Jahr)
• Elektronisch über ELSTER (elster.de)

3. Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)

Die Kleinunternehmerregelung befreit Sie von der Umsatzsteuer, wenn:

• Ihr Umsatz im Vorjahr unter 22.000 € lag UND
• Ihr Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 € liegt

Vorteile

• Keine Umsatzsteuer auf Ihre Rechnungen — einfacher, besonders bei Privatkunden
• Keine Umsatzsteuer-Voranmeldung — weniger Bürokratie
• Ihre Preise sind für Endkunden günstiger (weil keine 19 % drauf)

Nachteile

• Kein Vorsteuerabzug — Sie können die USt auf Ihre Einkäufe nicht abziehen
• Bei hohen Investitionen (Maschinen, IT-Ausstattung) kann der Vorsteuerabzug wertvoller sein
• Geschäftskunden bevorzugen oft USt-pflichtige Rechnungen (weil sie die USt abziehen können)

Empfehlung

• Privatkundengeschäft, geringe Ausgaben: Kleinunternehmerregelung nutzen
• Geschäftskunden, hohe Investitionen: Auf Kleinunternehmerregelung verzichten

4. Gewerbesteuer

Nur für Gewerbetreibende (nicht für Freiberufler):

• Freibetrag: 24.500 € Gewinn — darunter keine Gewerbesteuer
• Berechnung: Gewinn × 3,5 % (Messbetrag) × Hebesatz der Gemeinde
• Hebesatz: variiert (200–900 %), typisch: 400–500 %
• Anrechnung: Die Gewerbesteuer wird teilweise auf die Einkommensteuer angerechnet (Faktor 4,0)

Rechenbeispiel

• Gewinn: 60.000 €
• Freibetrag: 24.500 €
• Steuermessbetrag: (60.000 – 24.500) × 3,5 % = 1.242,50 €
• Hebesatz (z. B. Hamburg 470 %): 1.242,50 × 470 % = 5.839,75 €
• Anrechnung auf ESt: 1.242,50 × 4,0 = 4.970 € Steuerermäßigung
• Effektive Gewerbesteuer: 5.839,75 – 4.970 = ca. 870 €

Pflichten als Selbstständiger

Beim Finanzamt

1. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung — innerhalb von 4 Wochen nach Gründung (online über ELSTER)
2. Steuernummer erhalten (nicht gleich USt-ID!)
3. USt-ID beantragen — wenn Sie mit EU-Geschäftskunden arbeiten (beim Bundeszentralamt für Steuern)
4. Steuererklärung — jährlich bis 31. Juli des Folgejahres (mit Steuerberater: Ende Februar des übernächsten Jahres)
5. Vorauszahlungen — vierteljährlich ESt, ggf. monatlich USt

Buchführung

• Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) — für die meisten Selbstständigen ausreichend
• Alle Belege aufbewahren — 10 Jahre Aufbewahrungspflicht!
• Geschäftskonto empfohlen — nicht Pflicht, aber trennt Privat und Geschäft
• Buchhaltungssoftware — z. B. sevDesk, lexoffice, FastBill, Debitoor (ab ca. 10 €/Monat)

Sozialversicherung für Selbstständige

Künstlersozialkasse (KSK): Für Künstler und Publizisten — die KSK übernimmt den „Arbeitgeberanteil" der Sozialversicherung (ca. 50 % der Beiträge).

Tipps für ausländische Selbstständige

1. Aufenthaltstitel prüfen — Ihr Titel muss eine selbstständige Tätigkeit erlauben
2. Steuerberater einschalten — besonders im ersten Jahr (Kosten: 100–200 €/Monat, absetzbar!)
3. Kleinunternehmerregelung nutzen — vereinfacht den Start
4. Rücklagen bilden — 30 % des Gewinns für Steuern zurücklegen
5. ELSTER einrichten — alle Steuererklärungen laufen elektronisch
6. Gründerberatung nutzen — IHK, Handwerkskammer und Starterzentren bieten kostenlose Beratung

Stand: März 2026. Alle Angaben ohne Gewähr.